Come progettare uno stand fieristico

Come progettare uno stand fieristico

La prima cosa che viene in mente quando si pensa a una fiera è lo stand.

Occasioni promozionali come quella di avere uno stand ad una fiera di settore vanno pianificate con attenzione, avvalendosi di consigli e di professionalità specializzate in grado di aiutare lungo tutto l’iter di organizzazione, sia burocratico prima che allestitivo poi in fiera. Questo perchè, per un’azienda, lo stand fieristico è una vetrina, il luogo d’incontro con la clientela e nuovi partner, uno spazio funzionale e accogliente in cui comunicare al meglio valori, prodotti e servizi. Deve essere funzionale e accogliente, capace di attirare il pubblico.

LA SCELTA DELLO STAND

Il successo della partecipazione ad un evento fieristico di settore dipende da molti fattori differenti, tra i quali c’è sicuramente lo stand realizzato, il cui costo impatta notevolmente sul budget investito.

Per partecipare a una fiera, si può scegliere tra due diverse tipologie di stand: quello modulare e quello su misura. Se lo stand modulare è l’ideale per alcune manifestazioni, per le fiere di maggior prestigio uno stand realizzato su misura è la soluzione più efficace, perché si può personalizzare in base alle proprie esigenze.

LA PROGETTAZIONE DELLO STAND

La progettazione di uno stand fieristico deve seguire specifiche e dettagliate fasi, questo perchè, essendo uno degli elementi più importanti, deve essere progettato in modo da raggiungere più facilmente gli obiettivi stabiliti dal progetto strategico. Per questi stessi motivi è sempre buona cosa rivolgersi ad un’azienda specializzata nella progettazione e nell’allestimento degli stand fieristici, per evitare di incorrere in problemi in problemi in sede legale.

LE VARIE FASI

  1. LA FASE BUROCRATICA E LEGALE
    Ebbene si, nella progettazione di uno stand fieristico come si deve non si può prescindere dalla fase più noiosa di tutte, quella burocratica e legale; è infatti la fase fondamentale di cui occuparsi prima di anche solo pensare quelle successive.
    Bisogna affittare lo spazio espositivo, facendo particolare attenzione al contratto, e decidere se affittare uno spazio vuoto oppure uno pre-allestivo, ovvero una struttura già esistente. Cose importanti da valutare nel contratto sono la presenza di determinati ed essenziali servizi, come la luce, l’acqua, la rete dati ed il wi-fi, così come la posizione dello stand all’interno dell’ambiente fieristico e lo spazio concesso a disposizione.
  2. BRAINSTORMING CON I PROGETTISTI
    E’ il momento chiave e determinante della progettazione dello stand. Un momento di condivisione e scambio di idee, durante il quale vengono definiti obiettivi e strategie. Gli allestitori devono conoscere i motivi per cui l’azienda ha deciso di partecipare alla fiera, il messaggio da comunicare, quali prodotti verranno esposti, che tipo di clientela si avvicinerà allo stand. È in questa circostanza che si parla anche di budget. È bene ricordare che i costi di uno stand fieristico (progettazione, affitto dello spazio espositivo e allestimento) incidono per circa 1/4 sull’intero piano di partecipazione fieristica stilato dall’azienda. Per questo è sempre bene affidare tutte le fasi di realizzazione del progetto ad un’unica impresa, in quanto permette di contenere il budget e assicurarsi che nella cifra pattuita rientrino anche il trasporto, i materiali, gli arredi e le tecnologie.
  3. STUDI PRELIMINARI
    Questa è la fase in cui spostare l’attenzione sulla fiera stessa. Si devono studiare le edizioni precedenti e analizzare gli aspetti architettonici e strutturali degli stand dei competitor. Questa indagine preliminare influirà sulla scelta della tipologia di stand più adatta a rispondere alle esigenze dell’azienda.
    In base allo spazio espositivo a disposizione, si deciderà se impostare uno stand aperto o chiuso, di modo da realizzare uno spazio unico e facilmente individuabile all’interno del contesto fieristico. Scegliere uno stand aperto o chiuso dipende dalla strategia e dall’operatività. Se l’obiettivo è portare più visitatori possibile dentro lo stand, l’isola aperta su quattro lati è la soluzione migliore. Se invece si sta presentando una novità che non è ancora sul mercato oppure si è un’azienda di richiamo che ha bisogno di riservare maggiori attenzioni ai suoi clienti acquisiti, lo stand chiuso è senz’altro un’opzione da valutare. La forma, insomma, è sempre legata alla strategia.
  4. PROGETTARE IL LAYOUT OVVERO LA FORMA
    Quando si parla di forma dello stand, si parla anche della distribuzione delle aree funzionali. Quelle principali sono:
  • l’area  espositiva: è il cuore dello stand, dove sono esposti i prodotti.
  • la reception: è la zona dedicata all’accoglienza dei visitatori. Posta all’ingresso o nelle immediate vicinanze, può avere diverse funzioni: selezionare i visitatori, dare informazioni, raccogliere contatti.
  • l’area meeting: è la zona business vera e propria. Può essere attrezzata per incontri uno-a-uno, avere un solo grande tavolo da riunioni oppure essere intesa come area relax, una scelta che i visitatori apprezzano molto, soprattutto all’interno di fiere rumorose e affollate.
  • l’area food: è una zona bar destinata a clienti selezionati. Da non confondere con l’area destinata alla degustazione all’interno di fiere del settore food & beverage, per le quali diventa l’area principale dello stand.
  • ripostigli e aree funzionali, sempre utili come magazzino per prodotti e materiali di comunicazione, oltre che per borse, valigie e cappotti del personale.

La presenza o meno di queste aree funzionali all’interno dello stand è, ancora una volta, legata alla strategia del brand e agli obiettivi di partecipazione alla fiera. Se l’obiettivo è mostrare il prodotto, l’area espositiva è quella più rilevante; se invece lo scopo è stringere relazioni o riservare attenzioni particolari ai propri clienti, l’area meeting diventerà strategica.

  1. OTTIMIZZAZIONE DEI PERCORSI
    La progettazione deve anche tenere conto del percorso di fruizione dei visitatori.
    I percorsi possono essere diversi:
  • percorso singolo: la fruizione è la stessa per tutti i partecipanti. Il percorso è esplicitamente segnalato, oppure c’è una singola corsia, oppure ancora la presenza di grafiche rende palese l’avvio e il termine del percorso.
  • percorso multiplo: i visitatori possono scegliere gli oggetti da vedere nell’ordine che vogliono. Questa tipologia è quella che offre la maggiore libertà al visitatore, ma può anche confonderlo: è necessario, quindi, metterlo nella condizione di potersi orientare.
  • percorso “a ventaglio”: spesso usato all’interno di stand con un solo lato libero. Si accede a un contenuto alla volta.

Per ogni percorso che si scelga di sviluppare ci sono comunque delle norme legali da tener presente e seguire. Ad esempio, secondo le norme edilizie, i percorsi espositivi devono essere larghi almeno 180 cm, mentre per consentire una visita agevole ai visitatori su sedia a rotelle la distanza minima tra un oggetto e l’altro dev’essere di 120 cm. Dati questi numeri, bisogna comunque considerare sempre l’obiettivo con cui si partecipa alla fiera; se l’obiettivo è quello di attirare più persone possibili, allora tra un’area espositiva e l’altra è opportuno lasciare uno spazio più ampio, di almeno 3 metri, dal momento che l’ingombro di una persona in piedi è infatti di 100 cm di diametro. Tutti piccoli ma fondamentali accorgimenti da seguire se si vuole fare la differenza.

  1. ARCHITETTURA

Dal punto di vista dell’architettura, la progettazione riguarda diversi elementi.

Il pavimento dello stand. Si può scegliere tra pannelli, resina o moquette, scegliendo i materiali a seconda dell’effetto che si vuole ottenere. È bene evitare ogni tipo di ostacolo (scalini, tappeti), tuttavia una pedana può diventare un elemento molto utile sul piano tecnico, per esempio per far passare i cavi elettrici o i tubi dell’acqua in caso di stand del settore food. Per quanto riguarda le pareti dello stand, si può scegliere tra pannellature o colonne. Le pareti hanno spesso la funzione di far riconoscere lo stand: possono essere colorate nei colori istituzionali del brand o essere usate come supporto per immagini, loghi e testi. Il soffitto, invece, può essere presente o meno: serve per dare una copertura allo stand ma soprattutto per appendere luci, stendardi, pannelli o strutture architettoniche che calano dall’alto.

  1. L’ILLUMINAZIONE

L’uso delle luci e della giusta illuminazione permette di mettere in risalto sia lo stand che gli oggetti all’interno, illuminare una vettura, un macchinario, un prodotto, farne emergere le qualità visive ed emozionali usando la giusta luce, da modo di differenziarsi dalla concorrenza.

Per decidere come illuminare lo stand, occorre tenere in considerazione il contesto (di che fiera si tratta, ma anche dove e quando si svolge) ma anche il tipo di stand (se chiuso o aperto) e l’architettura stessa. Oltre a queste caratteristiche va considerata anche la tipologia del prodotto che si vuol andare ad esporre; si useranno temperature di colore diverse a seconda dell’obiettivo e delle sensazioni che si vogliono trasmettere.

  1. I MATERIALI

Una volta messo a punto il progetto si definiscono i materiali. La scelta dei materiali giusti aiuterà a rafforzare l’immagine aziendale e creare il tipo di design accattivante che attirerà il target di mercato voluto. Dal punto di vista tecnico, la scelta di un materiale piuttosto che un altro dipende da considerazioni tecniche (tempi di posa e di montaggio; peso delle strutture etc) e da considerazioni economiche (costo della materia prima; costo del trasporto). Per questo spesso si prediligono soluzioni che imitano perfettamente il materiale che si vuole emulare, come i pannelli di legno o di PVC stampati e le riproduzioni in vetroresina.

  1. PROGETTAZIONE GRAFICA

Il linguaggio grafico e cromatico ha un ruolo molto importante per rendere lo stand riconoscibile. La grafica e il colore danno carattere all’esposizione e diventano fondamentali quando il budget è ridotto, quando lo stand non ha dimensioni importanti o è in una posizione poco favorevole. L’uso dei colori è altrettanto importante, soprattutto se abbinati alla giusta illuminazione, tonalità ad alto contrasto come basi bianche ed elementi dai toni forti, permettono di dare un risalto elevatissimo a tutto lo stand ed a ciò che è presente sia all’interno che all’esterno. Fondamentale è rispettare i colori istituzionali e l’immagine coordinata dell’azienda, per coerenza ma anche per rendere lo stand riconoscibile a distanza.

  1. ALLESTIMENTO

La coordinazione tra azienda ed allestitore è fondamentale per creare uno stand di successo. Bisogna essere in grado di trasferire filosofia, conoscenza, idee ed obiettivi all’agenzia che si occupa dell’allestimento che a sua volta trasformerà le parole in fatti.
Gli arredi dipendono dalla funzionalità dello stand, ma anche dal mood che si è deciso di trasmettere: tavoli e sedie sono sempre indispensabili, ma si può scegliere di optare per divanetti e poltroncine o di arricchire lo stand con tavolini, lampade e piante. La scelta di oggetti e arredi può essere affidata a stylist e art buyer.

  1. SUPPORTI MULTIMEDIALI

Monitor, LED wall e proiettori attirano l’attenzione dei visitatori con video e proiezioni, mentre negli ultimi anni si assiste alla diffusione della realtà virtuale, una tecnologia recente le cui applicazioni sono potenzialmente moltissime, dal trasportare il visitatore in un altro luogo all’avere visivamente a disposizione qualcosa che non c’è.Scegliere quale tecnologia implementare dipende da ciò che si vuole mettere in mostra.

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